He desinstalado todas las apps de productividad de mi teléfono. Ahora soy mucho más productivo

Te propongo un ejercicio simple: revisa tu teléfono, ordenador o tablet y cuenta cuántas aplicaciones has descargado para reemplazar las aplicaciones nativas que ya realizan tareas similares.

¿Listo? Si tienes aplicaciones que reemplazan al calendario de Google o Apple, apps de notas que sustituyen a la nativa, u otro gestor de correo, probablemente estén ahí para ayudarte a ser más productivo. Hasta hace un tiempo, yo también estaba en esa posición, pero me di cuenta de que era excelente rellenando información en apps, pero el trabajo «real» se me complicaba.

Observé algo interesante: mi pareja realizaba lo mismo que yo hacía con una app específica, pero usando la aplicación Notas del iPhone. Comencé a fijarme en su manera de usar la aplicación y, eventualmente, noté que tenía otra app distinta para algo específico que, nuevamente, mi pareja hacía en… Notas.

Y recordé un meme sobre cómo usamos las aplicaciones. Es ese que muestra un usuario inexperto usando una app preinstalada en su móvil, otro avanzado y frustrado por tener que gestionar datos en 20 apps y, en el extremo, el usuario experto que hace lo mismo que el avanzado, pero en la aplicación que usaba el principiante.

Discutiendo sobre esto con mis colegas, Javier Lacort compartió una imagen que describía perfectamente mi situación:

Lamentablemente, me veía reflejado en esa figura del usuario frustrado. Muchas de las aplicaciones que usaba tenían un diseño familiar. El problema principal es que no puedes desengancharte de un día para otro.

Trabajando para completar una app

No soy minimalista. Lo he intentado, pero me gusta coleccionar videojuegos y consolas. También disfruto de muchas otras cosas, por lo que aunque veo muchos vídeos sobre estilos de vida minimalistas, hace tiempo decidí dejar de intentar ser alguien que no soy.

Aun así, considero que hay varios tipos de minimalismo y uno que me está ayudando a ser más productivo es el digital. No es fácil, te lo digo ya, y pondré de ejemplo mi propia experiencia laboral. Antes de introducirme en el minimalismo, utilizaba las siguientes aplicaciones:

• Airtable – Gestión del calendario de publicación de artículos.
• Fantastical – Calendario.
• Spark – Gestión del correo.
• Asana – Gestión de proyectos (anteriormente Trello) y plazos.
• Todoist – Listas de tareas.
• Notion – Escritura de artículos.
• Hoja de cálculo – Registro de artículos escritos.
• Google Keep – Para anotar ideas gracias a su widget.
• Aplicaciones de pomodoro.

Eso solo en el trabajo, ya que en mi vida personal también usaba varias más. Son aplicaciones magníficas que pueden ser mucho más útiles de lo que yo les daba crédito. Muchas son muy versátiles, pero yo solo usaba una función de cada una. Recuerdo pasar horas configurándolas, añadiendo páginas nuevas para aumentar mi productividad y dejándolas perfectas porque, al final, iban a hacerme más productivo.

Y lo lograron, pero solo en términos de «rellenar» esas aplicaciones. Durante el día, pasaba demasiado tiempo completando celdas y tareas en esas apps, lo que prolongaba mi tiempo frente a la pantalla. En resumen: trabajaba para la app, no la app para mí.

Ahí radicaba mi error.

La verdadera salud

Si estás en una posición similar, sabes de lo que hablo y, como mencioné, la transición no fue fácil. Sin embargo, decidí desinstalar todo lo que fuera una alternativa a las aplicaciones nativas y probar qué tal me iba durante una semana.

Así que me quedé con:

• Notion – Para escribir, organización de proyectos y como hoja de cálculo.
• Mail nativo – Sin necesidad de explicaciones.
• Recordatorios – La app nativa del iPhone en lugar de Todoist.
• Calendario – En lugar de Fantastical y como sustituto de Asana.
• Notas – Para apuntes rápidos, listas de compras, etc.
• Modos de concentración del iPhone. Esto es crucial.

Ahora no solo tengo menos apps, sino que he eliminado las repetidas. Y eso en el móvil, pero en el ordenador o Mac también uso las aplicaciones nativas o las versiones web de las mencionadas. De hecho, la única app que he descargado de la Store es Notion, y lo que hago es sacar más provecho de cada una.

En lugar de utilizar una nueva para cada tarea, empleo las nativas y Notion para varias cosas. Puede parecer contraproducente ir en la dirección opuesta, pero al final son aplicaciones diseñadas para eso: tienen diseños cuidados y atractivos que nos invitan a usarlas todas. En esencia, todas son multifunción, pero excepcionalmente buenas en una tarea específica, y lo que terminamos usando es un universo de apps multifunción para una única función.

Como mencioné, esto estaba afectando mi productividad, ya que pasaba horas organizando listas de tareas y, al no cumplir con los objetivos, me frustraba. Todas las apps me recordaban con iconos rojos que no había llegado, lo que me llevaba a reorganizar las tareas con la esperanza de cumplirlas la próxima semana.

Sin esa «presión», estoy trabajando mejor. No necesito una app de pomodoro para concentrarme en una tarea porque no tengo que hacer más que enfocarme en ella. No tengo que actualizar una etiqueta con su estado (si está en proceso, si he comenzado, si falta maquetar o si está finalizada). Simplemente, la tarea está hecha… o no.

Lo mismo ocurre con el resto de apps. En el móvil tengo Mail y en el Mac la misma aplicación, ya instalada. Así, si por cualquier razón debo usar otro Mac, esa app ya está lista y solo tengo que introducir mi cuenta. Lo mismo sucede con todas, excepto Notion. Además, hay aplicaciones que se interconectan, como Recordatorios y Calendario, sin necesidad de permisos entre aplicaciones de diferentes compañías (y los riesgos de seguridad que implica).

En resumen, pienso que las aplicaciones de productividad son valiosas (y ahora, al incorporar inteligencia artificial, aún más). Están disponibles y son populares por una razón, pero personalmente, tras años de uso, descubrí que lo que mejor me funciona son las apps que ya tenía. Es, incluso, una ironía respecto a las aplicaciones de productividad.

Y aunque me he centrado en iOS, en Android sucede lo mismo. De hecho, en el sistema de Google es incluso mejor porque podría prescindir de Notion, ya que tengo Hoja de Cálculo y Docs para usar. Pero bueno, eso es parte de estar profundamente dentro del ecosistema de Apple.

Si te encuentras en la situación que describí al inicio, te sientes identificado con la imagen que compartió mi compañero Lacort y has llegado hasta aquí, te invito a probar esta “productividad minimalista”. Al menos durante unos días. Si no te resulta, siempre puedes volver atrás, aunque hay quienes lo disfrutan, como mi compañero Lacort, sin ir más lejos.

Imagen | Xataka